いよいよ文書革命

2012/11/22 2016/04/17

セミナーや会議をやっていて結構困るのが会議室に黒板の無い場合です。１対１だと紙に書いたものを示せば良いので何とかなるんですが多人数を相手に打合せや会議をする場合、黒板でもホワイトボードでも良いんですけど僕としては必須アイテムです。わがまま言って社長さんにお願いして用意してもらう事も多いです。
ちょっと前だとホワイトボードに書いたものがそのまま印刷できるという製品が流行ったりしましたけど、今ならスマホでそのまま撮影してエバーノートやDropboxのクラウドアプリに保存しておけば良い話です。黒板にマインドマップでブレストした内容を書いていくのが最近の僕の会議スタイルで、このやり方だと議論も圧倒的に盛り上がるし皆共通のイメージを共有できるのです。

コンピューターがネットワークでつながれてから知識の共有化とか記録の重要性とか叫ばれて久しいです。品質管理システムのＩＳＯなんかも文書化が前提となっている。ところが本当に知識の共有化が実現しているか？記録の再利用で知的生産性が上がったか？答えは「ＮＯ」です。ＩＳＯは多くの会社が挫折をしてやめてしまった。ナレッジマネジメントを中小企業レベルでやれている会社を僕は知らない。その元凶は元のメモを文書に再度作り直してパソコンなどに入力している、その二度手間が生産性を著しく阻害している。誰でもこの後どの程度使われるか分からない文書をパソコンに向かって打ち込むのは苦痛なのです。結果、相当はしょった文書になってしまい使えないレベルになる。実際、僕の日常業務の中で一番苦痛な作業は役所に出す記録文書をつくる事です。

普通の感覚で記録したメモや文書がそのまま流通したらどんなに良いか・・・。マインドマップの記録をそのまま再利用する。システム的にはスマホとクラウドの世の中なのですぐにでも可能です。後は最低限読める字を書くとか、他人が見ても分かるように様式をルール化すれば良い。書いたメモや板書をそのまま再利用できるのが一番。圧倒的に知的生産性が上がる事間違いなしです。日本全体でこれが根付けば凄い事になるだろうね。そろそろ本当の文書革命が起きても良い時代に入ったのではないでしょうか？

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